Ein gut sortiertes und das heißt ein auf das wirklich Notwendige ausgerichtetes Archiv erleichtert die Arbeit, spart Zeit und gegebenenfalls Stress und Ärger. Gerade Anfang des Jahres fragen sich deshalb vor allem auch Arztpraxen und Kliniken immer wieder aufs Neue: Was kann weg aus dem Archiv und was muss unbedingt behalten werden?
Neben Geschäftsakten und Patientenunterlagen zielt die Frage dabei auch maßgeblich auf Röntgenfilme. Die Berücksichtigung gesetzlich festgeschriebener Aufbewahrungsfristen ist ebenso wichtig wie die Einhaltung der Vorschriften für die Entsorgung der aussortierten Unterlagen radiologischer Diagnostik. Speziell für die Verwahrungsfrist von Röntgenfilmen greift dabei ein grundlegender Unterschied zwischen H-Ärzten (Haus-und Allgemeinärzten) und D-Ärzten (Durchgangsärzten). Für letztere gelten strengere Vorgaben.
Das hat neben unmittelbar medizinischen vor allem auch finanzspezifische und versicherungsrelevante Gründe. D-Ärzte sind für die Erstversorgung und Behandlung von Arbeits- und Wegeunfällen bzw. auch bei Schul- und Hortunfällen und Berufserkrankungen zuständig. Dabei sind sie nicht nur für die optimale Betreuung der Patientinnen und Patienten verantwortlich, sondern stellen auch sicher, dass die anfallenden Kosten von der Berufsgenossenschaft getragen werden. Der D-Arzt entscheidet über Art und Dauer der Behandlung und überweist ggf. Patienten an Spezialisten.
Die Abrechnung der Behandlung erfolgt nach dem sogenannten Durchgangsarzt- oder Verletzungsartenverfahren (VAV nach § 34 SGB VII). Für den Umgang mit den bei einer solchen Behandlung erstellten Röntgenbildern greifen wiederum Vorgaben des Berufsgenossenschaft-Verfahrens (BG). Nach diesem sind D-Ärzte wie auch an der Behandlung beteiligte Krankenhäuser verpflichtet, alle Patientenakten mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Die Archivierungsfrist von Röntgenfilmen schließt das mit ein.
Im Gegensatz dazu greifen bei den sogenannten H-Ärzten die allgemeinen Regelungen der Berufsordnung. Nach dieser besteht eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Allerdings wird auch hier tendenziell empfohlen, sich wegen der in Teilen variierenden Regelungen wie auch gesetzlicher Neujustierungen, im Zweifelsfalle an der 15-Jahre-Frist auszurichten. Das ist insbesondere dann gegeben, wenn mit Patientenakte und Röntgenbild ein Fall vorliegt, bei dem Vorgaben des VAV (Verletzungsartenverfahren) wirksam werden bzw. werden könnten.
Als roter Faden für Patientenakten und Röntgenfilme ergibt sich auf Basis von § 85 Strahlenschutzgesetz folgende Fristentabelle (detaillierte Übersicht für die Aufbewahrungsfristen):
Achtung! Bei minderjährigen Personen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Erreichen der Volljährigkeit.
Die Aufbewahrungszeiten zeigen, dass Arztpraxen – auch mit fortschreitender Digitalisierung – bei der analogen Archivierung bis auf Weiteres vor einigen Herausforderungen stehen. Was aussortiert werden kann, ist, wie oben ausgeführt, dabei die eine Frage. Die andere ist die nach der vorschriftsmäßigen Entsorgung der aussortierten Unterlagen.
Speziell Röntgenfilme sind dabei vom Abfallerzeuger (sprich: den verantwortlichen Arztpraxen oder Kliniken) nach strengen Vorgaben der Entsorgung zuzuführen. Denn relevant sind im Fall medizinischer Unterlagen im Allgemeinen und bei Röntgenfilmen im Speziellen nicht nur das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG), sondern aufgrund der personenbezogenen Informationen in entscheidendem Maße auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verstöße gegen die darin verankerten Vorgaben können Bußgelder in empfindlicher Höhe nach sich ziehen.
Ob H- oder D-Arztpraxis: Um sich die Arbeit zu erleichtern, empfiehlt sich die Konsultation und Beauftragung eines entsprechend umfänglich spezialisierten Unternehmens wie bspw. Schmidt + Kampshoff. Die praxisnahe Expertise beim Umgang mit Röntgenfilmen umfasst hier alle relevanten Bereiche von Lagerung über Transport bis zur finalen kreislaufwirtschaftlichen Verwertung. DSGVO-konform (nach DIN SPEC 66399-3 / ISO/IEC 21964), nach KrWG ausgerichtet, dabei flexibel in der Angebotspalette bis hin zu Kleinmengen-Lösungen, wie sie oft in Zahn- oder Tierarztpraxen anfallen, kümmert sich Schmidt + Kampshoff um die Entsorgung von Röntgenfilmen aus sämtlichen medizinischen Einrichtungen.