Wenn eine Arztpraxis aufgrund des Ruhestands der behandelnden Ärzte geschlossen wird oder ein Krankenhaus aus wirtschaftlichen Gründen seine Pforten schließt, müssen sich die Patientinnen und Patienten eine neue medizinische Betreuung suchen. Dann stellt sich die Frage, was mit den Patientenakten geschieht. Werden sie in die Obhut einer Nachfolgepraxis gegeben? Müssen sie weiterhin aufbewahrt werden? Oder kann ein Teil bereits entsorgt werden? Wenn Daten aus Patientenakten, Röntgenbilder und andere medizinische Unterlagen weitergegeben werden – erfolgt dies in digitaler Form oder bleiben die Unterlagen in physischer Form erhalten? Wie geht man datenschutzkonform mit dem Röntgenarchiv im Auflösungsfall um?
Bei einer Archivauflösung hat der Datenschutz Priorität und sollte bei allen Erwägungen gründlichst beachtet werden. Patientendaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt und müssen daher unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Eine gute Organisation im Vorfeld ist daher der erste wichtige Schritt, um eine Archivauflösung voranzutreiben.
Zu berücksichtigen sind beispielsweise die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und medizinische Dokumente. Röntgenbilder müssen in der Regel über 10 Jahre aufbewahrt werden, bei Minderjährigen mindestens bis zum 28. Lebensjahr. Für Dokumentationen von BG-Fällen oder Unterlagen von Durchgangsärzten gelten 15 Jahre Aufbewahrungsfrist. Andere Dokumente, die eine Strahlen- oder Röntgenbehandlung betreffen, unterliegen teilweise einer Aufbewahrungspflicht von bis zu 30 Jahren. Arztbriefe, Befunde, Gutachten für die Krankenkasse und viele andere ärztliche Unterlagen müssen ebenfalls mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Aufgrund der in der DSGVO vorgeschriebenen Pflicht zur Datenminimierung sollte ein Archiv mindestens einmal jährlich gesichtet werden. So können Dokumente, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, regelmäßig aussortiert und einer datenschutzkonformen Entsorgung zugeführt werden. Das schafft außerdem Platz in oft kleinen Archivräumen und erleichtert den schnellen Datenzugriff.
Um Datenschutzverletzungen zu vermeiden, ist die Nutzung von abschließbaren Datensicherheitsbehältern für die Entsorgung von Datenträgern wie Röntgenbildern und Patientenakten obligatorisch. Aussortierte Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen bis zur vollständigen Vernichtung vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Eine Archivauflösung bedarf daher unbedingt fachlicher Expertise. Sollten im Zusammenhang mit einer geplanten Archivauflösung datenschutzrechtliche Bedenken aufkommen, ist es empfehlenswert, Datenschutzbeauftragte oder Rechtsexperten zu konsultieren. Leerstehende Klinikgebäude werden nicht selten zu sogenannten Lost Places, also zu Attraktionen. Damit laufen ehemalige Betreiber Gefahr, dass Daten von ehemaligen Patientinnen und Patienten ungewollt an die Öffentlichkeit gelangen. Eine womöglich folgenreiche Nachlässigkeit: Datenschutzverletzungen werden in der Regel mit hohen Strafen geahndet.
1. Sichtung des Archivs
2. Digitalisierung der Akten, sofern notwendig
3. Angebotsanfrage bei einem zertifizierten Entsorgungsbetrieb und ggf. Vor-Ort-Termin
4. Aussortieren der Akten (selbst oder durch den beauftragten Betrieb)
5. Abholung der zu entsorgenden Unterlagen und recycelbaren Röntgenbilder
Als erster Schritt sollte stets eine quantitative und qualitative Sichtung des Archivs erfolgen. Wie viele Unterlagen, Akten etc. befinden sich in den Schränken und Regalen, welche Aufbewahrungsfristen gelten und in welchem Zustand befinden sich diese? Insbesondere wenn Archivräume nicht über die idealen klimatischen Bedingungen verfügen, können Schäden wie Schimmel, Rost oder Schädlingsbefall an den Unterlagen auftreten. Im schlimmsten Fall werden dadurch betroffene Dokumente und Aufnahmen völlig unbrauchbar – müssen aber trotzdem gemäß Datenschutzgrundverordnung sicher entsorgt werden. Falls eine Digitalisierung von Dokumenten notwendig ist, sollte diese in einem zweiten Schritt erfolgen. Bei einer Übertragung in ein digitales Archiv ist zu bedenken, dass die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen weiterhin gelten, auch wenn keine Dokumente in Papierform mehr vorliegen.
Schmidt + Kampshoff ist auf Archivauflösungen seit über 40 Jahren spezialisiert. Wir verfügen über die notwendigen Zertifizierungen im Datenschutz und weitreichende Erfahrung, um Röntgenfilme und dazugehörige Patientenunterlagen gesetzeskonform zu entsorgen. Alle Dokumente, die besonderen Datenschutzbestimmungen unterliegen, werden mit größter Sorgfalt behandelt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Geheimhaltung gemäß § 203 StGB verpflichtet. Das Aussortieren der Altbestände kann entweder durch die Klinik bzw. Praxis selbst oder durch uns erfolgen. In GPS-überwachten Spezialfahrzeugen gelangt das Material in unsere Entsorgungsanlage. Röntgenbilder recyceln wir gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) und DIN SPEC 66399-3 / ISO/IEC 21964 (Schutzklasse 1 bis 3-, Sicherheitsstufen P7, F7, P4).